Hoe wordt dit gereguleerd?
Het aan te bevelen een familiestatuut op te stellen. Hierin worden de missie, waarden en visie van de familie vermeld, alsook een policy ten aanzien van de relatie van de familie met het familiebedrijf. De normen en waarden van de familie werken bijvoorbeeld door in het gehele familiebedrijf (het beleid, het aannemen van werknemers / bestuurders) en vermogensplanning (beleggingen, filantropie). Het is dan ook belangrijk om dit goed vast te leggen, zodat e.e.a. niet alleen voor de familie maar tevens voor het bestuur en toezichthouders duidelijk is.
Vervolgens kan worden gekeken naar het aanpassen van documenten welke betrekking hebben op het familiebedrijf zelf. Wil de familie bijvoorbeeld dat het bestuur alleen uit familieleden bestaat? Moeten er het bestuur nog andere organen binnen het familiebedrijf in het leven geroepen worden, zoals een raad van commissarissen en/of een raad van advies? Dan zullen eventueel de statuten van de rechtsperso(o)n(en), de aandeelhoudersovereenkomst, de certificaathoudersovereenkomst, het bestuursreglement en andere reglementenovereenkomstig ingekleed moeten worden. De documenten waarin family governance kan doorwerken, zijn bijvoorbeeld:
- De statuten van de betrokken rechtspersonen (NV, BV, CV, stichting, etc.)
- Administratievoorwaarden (in geval van certificering)
- Overeenkomsten (aandeelhoudersovereenkomst, certificaathouders-overeenkomst)
- Reglementen (bestuursreglement, raad van commissarissen-reglement)
- Beleidsdocumenten (opvolgingsbeleid, beloningsbeleid, investeringsbeleid, dividendbeleid, risk management, mediabeleid)
- Familiestatuut
- Letter of wishes (zakelijk testament)
- Schenkingsakten
- Testament en levenstestament
- Huwelijkse voorwaarden of partnerschapsvoorwaarden